Zásady ochrany osobních údajů Uplatnit.cz

Verze: 1.0
Účinnost od: 5. dubna 2026
Správce osobních údajů: TELOS Ventures s.r.o., se sídlem Roháčova 145/14, 130 00 Praha 3, IČO: 19718055 (dále jen „Správce“). 
Kontaktní e‑mail pro ochranu osobních údajů: info@uplatnit.cz 
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): Správce nemá jmenovaného DPO

Úvod a rozsah

Tyto Zásady vysvětlují, jak Správce zpracovává osobní údaje při provozu webu Uplatnit.cz a při poskytování služeb směřujících k uplatnění a vymožení nároků nájemníků (např. úroky z jistoty, sankce za vyúčtování). Web pracuje s dokumenty, které typicky obsahují osobní údaje nájemce i pronajímatele; web výslovně uvádí, že v dokumentech nemáte osobní údaje zakrývat a že rodná čísla neskladuje. 

Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme zejména:

• Kontaktní údaje: e‑mail, telefon. 
• Identifikační údaje a údaje pro právní uplatnění nároku: jméno a příjmení, adresa, datum narození (rodná čísla neuchováváme), případně IČO u právnických osob. 
• Údaje o nájemním vztahu a nároku: výše jistoty, data nájmu, informace o vyúčtování a další údaje nutné k právnímu posouzení. 
• Obsah dokumentů, které nahrajete: nájemní smlouva a dodatky, předávací protokoly, doklady o platbě jistoty, komunikace s pronajímatelem, fotografie apod. 
• Technické údaje: IP adresa, identifikátory relace, informace o zařízení a prohlížeči (typicky user-agent), logy o přístupech a bezpečnostních událostech; u anti‑bot nástroje také signály pro detekci botů. 
• Odvozené údaje (AI): pokud použijete AI analýzu, vznikají odvozené údaje (např. předvyplněná pole dotazníku, shrnutí, indikátory, že případ vyžaduje individuální posouzení). 

Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

1. Poskytnutí služby a provedení kroků na vaši žádost (vyhodnocení nároku, příprava podkladů, registrace případu, komunikace, zajištění právního postupu).
   • Právní základ: plnění smlouvy / předsmluvní kroky (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). 
2. Individuální právní posouzení (lead formulář) – pokud nás kontaktujete s žádostí o posouzení (např. podnájem), použijeme vaše údaje k odpovědi a k navržení dalšího postupu.
   • Právní základ: typicky čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (jednání o poskytnutí služby na vaši žádost).
   • Pokud poskytnete volitelné údaje (např. telefon) nebo nahraný dokument nad rámec minima: právní základ může být též souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), pokud se pro tento model Správce rozhodne; souhlas lze kdykoli odvolat. 
3. Bezpečnost, prevence zneužití a ochrana webu (anti‑bot ochrana, detekce útoků, prevence spamu, provozní logy).
   • Právní základ: oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). 
4. AI analýza dokumentů (předvyplnění dotazníku a zrychlení posouzení). Web tuto funkci nabízí jako „AI analýza zdarma“ a současně umožňuje dotazník vyplnit ručně. 
   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (pokud je AI analýza součástí vámi vyžádané služby) nebo čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (pokud se Správce rozhodne AI oddělit jako volitelnou funkcionalitu na základě souhlasu). 
   • V případě AI analýzy dokumentů a vytvoření rozpracovaného případu zpracováváme osobní údaje za účelem provedení kroků na žádost subjektu údajů před případným uzavřením smluvního vztahu a za účelem umožnění dokončení uživatelského procesu. Pokud uživatel proces nedokončí, údaje jsou uchovávány pouze po krátkou, předem stanovenou dobu.
5. Nedokončené AI analýzy a rozpracované případy:
   Dokumenty a údaje nahrané uživatelem za účelem AI analýzy a předvyplnění dotazníku, pokud uživatel nedokončí proces podpisem plné moci nebo jiným finálním odesláním případu, uchováváme pouze dočasně, nejdéle po dobu 14 dnů od nahrání nebo poslední aktivity. Po uplynutí této doby jsou automaticky vymazány nebo anonymizovány.
6. Splnění právních povinností (zejména účetnictví, daňové povinnosti, řešení reklamací, prokazování plnění).
   • Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
   • Účetní záznamy uchováváme dle zákona o účetnictví (např. účetní doklady zpravidla 5 let, účetní závěrka 10 let). 
7. Ochrana právních nároků (vymáhání, obrana proti námitkám, dokazování).
   • Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). 

Používáme automatizované rozhodování nebo profilování?

Používáme AI nástroje k analýze dokumentů a k předvyplnění dotazníku. Tyto postupy mohou vytvářet odvozené údaje (profilovací prvky) – například indikační závěry o typu smlouvy nebo úplnosti podkladů. Web zároveň signalizuje, že některé případy „nelze automaticky zpracovat“ a doporučuje individuální konzultaci. 

Žádné rozhodnutí s právními účinky není přijímáno výhradně automatizovaně a klient má možnost (a) doplnit údaje, (b) vyžádat si lidské přezkoumání.

Kdo je příjemcem osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny:

• pracovníkům Správce (dle role a potřeby),
• poskytovatelům IT a cloud služeb typu Supabase (hosting, úložiště, e‑mailové služby) – jako zpracovatelům dle čl. 28 GDPR, 
• poskytovateli anti‑bot ochrany (Turnstile – Cloudflare) v rozsahu signálů potřebných k ochraně webu; Cloudflare popisuje zpracování signálů a role vůči provozovateli webu. 
• poskytovateli AI (OpenAI) u AI analýzy; OpenAI u API/enterprise uvádí, že data nejsou standardně používána k trénování „by default“ (v režimu API) a popisuje podnikové závazky k ochraně dat. 
• právníkům/advokátům zajišťujícím právní uplatnění nároku (typicky jako samostatní správci; přesná role bude popsána v konkrétních smluvních dokumentech). 

Předávání osobních údajů mimo EU/EHP

Pokud v rámci zpracování využíváme poskytovatele se sídlem mimo EHP (typicky USA), předáváme údaje pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, zejména:

• na základě standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí, nebo
• na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (např. EU‑US Data Privacy Framework, pokud je příjemce na seznamu), nebo
• výjimečně na základě jiných mechanismů dle GDPR.

Evropská komise popisuje SCC jako „pre‑approved“ mechanismus pro transfery mimo EU/EHP a poskytuje Q&A k jejich použití. 
K USA existuje evropská úprava adequacy (EU‑US DPF) a informační poznámky EDPB k transferům po přijetí rozhodnutí. 

Jak dlouho údaje uchováváme

Uchováváme osobní údaje jen po dobu nezbytnou k účelu zpracování (zásada omezení uložení). 

Není‑li konkrétní doba uvedena u konkrétního procesu, Správce stanoví tyto standardní doby:

• Lead (individuální posouzení): 12 měsíců od posledního kontaktu, pokud se nezmění na klientský případ.
• Nedokončený/rozpracovaný případ (draft): 14 dnů od poslední aktivity, poté anonymizace nebo výmaz (aby se minimalizovalo uchování citlivých dokumentů).
• Klientský případ (spis): 10 let od uzavření případu nebo od posledního právního kroku (odůvodnění: ochrana právních nároků).
• Účetní a daňové doklady: dle zákona o účetnictví – účetní doklady typicky 5 let; účetní závěrka a výroční zpráva 10 let. 
• Provozní a bezpečnostní logy: 6–12 měsíců (dle závažnosti incidentů).
• AI prompty a technické logy AI volání: pokud nejsou součástí spisu, max. 30 dnů pro diagnostiku; poté výmaz nebo anonymizace.

Jaká jsou vaše práva a jak je uplatnit

Máte právo zejména na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku a právo nebýt předmětem výhradně automatizovaného rozhodování. 

Žádosti můžete zaslat na e‑mail Správce uvedený výše. Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit až o další 2 měsíce s informováním žadatele. 

Pokud máte pochybnosti o zákonnosti zpracování, můžete podat stížnost k Úřad pro ochranu osobních údajů. 

Zabezpečení

Správce zavádí přiměřená technická a organizační opatření odpovídající rizikům, zejména pro ochranu dokumentů a citlivých údajů (šifrování při přenosu, řízení přístupů, audit přístupů, zálohování, testování, řízení incidentů). Povinnost přiměřeného zabezpečení stanoví GDPR, včetně příkladů opatření (pseudonymizace/šifrování, dostupnost, obnova, pravidelné testování). 

Změny těchto Zásad

Zásady můžeme aktualizovat; aktuální verze bude vždy dostupná na webu.